L’organisation de votre événement professionnel : nos conseils

Dynamiser vos équipes, promouvoir un projet, le lancement d’un nouveau produit sont tous des occasions d’organiser un événement. On sait tous à quel point cela peut être complexe et une tâche fastidieuse notamment lorsqu’il s’agit de trouver le lieu idéal ou encore faire appel aux prestataires parfaits pour épater vos convives. Vous trouverez ici quelques conseils afin de vous faciliter la tâche.

Comment organiser un séminaire efficace ? Mode d’emploi pour un événement réussi

Vous avez prévu d’organiser un séminaire d’entreprise et vous voulez mettre toutes les chances de votre côté pour en faire un véritable succès ? Faites appel à des partenaires qui ont déjà organisé ce genre d’événement. Ils peuvent vous apporter un éclairage intéressant, des adresses et surtout ils vont vous guider vers des professionnels. De façon à pouvoir organiser ce séminaire de manière optimale, pensez à le planifier suffisamment tôt. Ainsi, évitez les périodes proches des vacances où certains de vos employés seront sollicités ailleurs ou les périodes trop chargées. Il y a plusieurs éléments à définir afin de s’assurer que votre événement se passe bien. Ceux-ci vont évidemment conditionner le choix du lieu de votre séminaire et ses possibilités d’accueil :

1. Définissez l’objectif de votre événement : est-ce que c’est un séminaire stratégique ou est-ce qu’il s’agit simplement de remotiver les troupes ? Ainsi, l’objectif permettra de déterminer le nombre de convives et donc le choix de la salle que vous allez privatiser.
2. Faites l’inventaire de tout le matériel dont vous aurez besoin pour le déroulement de cet événement. Sachez que certaines salles disposent de tout le matériel de sonorisation, de micros et de projection pour satisfaire vos besoins. Encore faut-il que ceux-ci soient identifiés en amont. Faites de même pour les animations qui vont figurer au cours de cet événement.
3. Pour ce qui concerne la restauration, faites circuler une liste sur laquelle certains régimes ou préférences de vos participants sont consignés de façon à éviter les fausses notes et surtout de prévoir en amont le lieu qui vous accueille. Il va falloir aussi voir est-ce que vous devez faire appel à un traiteur ou si la salle que vous avez privatisé, dispose d’un service de restauration en interne.
4. Définir les animations nécessaires : même s’il s’agit d’un événement professionnel, il est primordial de penser à l’animation pour que les convives se détendent et puissent apprécier ce moment entre collaborateurs. Il est important de choisir l’animation idéale en fonction de l’objectif de votre séminaire.
5. Réalisez un calendrier et n’hésitez pas à effectuer des ajustements au cours de l’avancement de votre projet. Avec une liste clairement dressée et les items rayés au fur et à mesure, vous êtes assuré de parvenir à vos fins. N’oubliez pas évidemment de dresser la liste des personnes conviées à cet événement et envoyez-leur leur invitation au plus tôt. Nous allons mettre l’accent ici sur deux éléments à prendre en compte particulièrement : le choix du lieu ainsi que la définition d’une animation pour votre séminaire.

Le cadre de votre événement : quelle est le lieu idéal ?

Que cela soit à Paris ou ailleurs en France, de nombreuses salles d’hôtels, de châteaux ou encore de restaurants sont disponibles à la privatisation ou tout simplement à la réservation pour accueillir vos séminaires d’entreprise. Sachez notamment que parmi ces salles se trouvent de nombreux lieux insolites qui vous permettront assurément d’épater vos collaborateurs. Certaines salles de théâtre ouvrent même leur scène pour ce genre d’événement. À vous de définir au préalable la capacité et les accessoires indispensables pour accueillir votre groupe dans les meilleures conditions. La salle idéale va dépendre de vos exigences en terme de convives, de localisation ou encore de budget. N’hésitez pas à consulter les salles disponibles dans les environs de votre lieu de travail afin de faciliter les déplacements. Vous pouvez aussi préciser votre choix en matière d’ambiance souhaitée, de votre besoin ou non de restauration ou encore de matériel de projection. Mais au-delà du cadre, c’est sur la qualité des prestations et des animations que votre séminaire se transformera en un succès mémorable.

L’animation : un des piliers de votre séminaire

Réunir vos collaborateurs est une chose, leur proposer des animations captivantes en est une autre. Au-delà des habituels karaoké ou spectacles humoristiques, des innovations sont à votre portée pour booster votre événement. Des robots comme Nao ou Pepper sont à louer pour devenir de véritables attractions. D’autres plateformes de jeu sont également disponibles pour créer des sensations. Des robots barman se mettent à votre disposition pour composer des cocktails inoubliables alors que d’autres vous croquent pour vous offrir des portraits incroyablement ressemblants. Des hologrammes peuvent vous faire participer à d’autres réalités. La découverte de ces innovations est assurément un gage de succès et d’adhésion de vos équipes qui repartiront séduites. Elles seront prêtes à renouveler cette expérience avec enthousiasme. N’hésitez plus et lancez-vous dans l’organisation d’un séminaire mémorable !